Aplikace 'Řízená dokumentace' umožňuje sledovat celý koloběh rozličných dokumentů - včetně schválení, připomínek, vyjádření ap.
Necháváte si schvalovat novou směrnici a nevíte, kdo ji ještě nepřipomínkoval?
Připomínky Vám přišly mailem a teď je musíte pracně vyhledat a zakomponovat?
Proč tuto směrnici ředitel předtím neschválil?
Kdo byl obeznámen s již schváleným příkazem?
Kde najdu staré znění tohoto nařízení?
Tyto otázky si už nemusíte klást, pokud využijete 'Řízenou dokumentaci' v systému WHEEL. Vše na jednom místě, přehledně, se všemi připomínkami, vyjádřením schvalovatelů, historií dokumentu, seznamem akceptací a autorizovaných tisků. To vše ve spolupráci s organizační strukturou z modulu 'Personalistika'.
Základní vlastnosti:
• Nastavení seznamu připomínkujících, schvalovatelů, distribuční seznam
• Vytvoření seznamu druhů dokumentů
• Přednastavení skupin na jednotlivé druhy dokumentů
• Každé vyjádření je opatřeno elektronickým podpisem
• Změna stavu dokumentu je doprovázená emailem na zainteresované osoby
• Každý dokument obsahuje záznam o jeho historii
• Přístupová práva jsou uplatněna i na tisk dokumentu
• Je možné nastavit propojení mezi souvisejícími směrnicemi, nařízeními atd.
Koloběh
Při tvorbě nového dokumentu se pomocí přednastavených informací vyplní výchozí hodnoty. Uživateli se po zadání např. směrnice, objeví již vyplněný seznam připomínkujících, schvalovatelů a distribuční seznam. Toto nastavení lze doplnit či jinak upravit. V následném procesu připomínkování jsou připomínky přehledně připojené k hlavnímu dokumentu. Všechny jsou opatřeny elektronickým podpisem, stejně jako později dokumenty odůvodnění schválení.
Veškeré změny dokumentu jsou zaznamenány do jeho historie. Elektronicky jsou provedeny i akceptace dokumentů.
V každém stádiu dokumentu jsou střežena přístupová práva a dokonce i pro tisk je nutné mít oprávnění, přičemž každý jednotlivý výtisk je znovu zaznamenán do historie.
Z hlediska možností parametrizace je aplikace uzpůsobena například k těmto nastavením:
• změna počtu úrovní schvalovatelů
• specifické formuláře pro různé typy dokumentů (smlouvy, směrnice atd.)
Podpora pro mobilní uživatele:
Mobilní uživatelé mají při práci bez připojení na server možnost stále pracovat s celým systémem, který aplikace nabízí. Všechny nové dokumenty či jejich změny jsou následně, při nejbližší komunikaci se serverem, synchronizovány. Dle parametrizace může uživatel synchronizovat pouze ty položky, které náleží jemu.
| ŘÍZENÁ DOKUMENTACE |
WHEEL -Řízená dokumentace - Flash | Youtube
- ukázka přípravy, zpracování, připomínkování a schválení různých dokumentů včetně distribuce a řízeného tisku. Aplikace vhodná pro řízené zpracování směrnic, pokynů, norem, předpisů.
|
Scénáře schvalování - Flash | Youtube
- součást aplikace Řízená dokumentace, použitelná i v dalších schvalovacích procesech. Ukazuje jednoduchost nastavení jednotlivých schvalovacích uzlů včetně nastavení jejich parametrů.
|